Der VoipConnection Konferenzraummanager für UC4Office

Besprechungen sind heute ein wichtiger Bestandteil alltäglicher Unternehmensprozesse. Wenn persönliche Konferenzen und Meetings aus logistischen, wirtschaftlichen oder zeitlichen Gründen nicht möglich sind, stellt eine Telefonkonferenz mit UC-Conference eine kostengünstige Alternative dar. Seitdem immer mehr Mitarbeiter von zuhause, unterwegs oder an mehreren Standorten arbeiten, ist dies die ideale Möglichkeit der gemeinsamen Kommunikation.

Eine klassische Telefonkonferenz ist unkomfortabel da Mitarbeiter oft spezielle Tastenkombinationen auf ihrem Telefonat kennen müssen, als auch oft nur wenige Konferenzteilnehmer überhaupt möglich sind. UC4Office ist dagegen ein sehr mächtiges Werkzeug, das jedoch ohne die zusätzliche Applikation Konferenzraummanager der VoipConnection (KRM) vom Benutzer oder aus dem Sekretariat nur unkomfortabel zu bedienen ist. Unser Konferenzraummanager (KRM) ermöglicht das komfortable Verwalten, Verändern und Monitoren von Mehruserkonferenzen, sowohl durch einen Benutzer als auch durch Sekretariate im Auftrag von Benutzern. Dabei ist der KRM in das Outlook Frontend integriert und unterstützt die bekannten Annehmlichkeiten der Outlook/Exchange-Terminverwaltung.

Der VoipConnection Konferenzraummanager (KRM) ergänzt UC-Conference um weit mehr Benutzerkomfort und Funktionalitäten. Der KRM stellt jedem Benutzer ein Outlook PlugIn zur Verfügung, über das sich komfortabel Konferenzen buchen, verschieben, Teilnehmer einladen, Teilnehmer benachrichtigen und jede eigene Konferenz managen lässt. Das Konferenzmonitoring der aktuellen Konferenz mit den Features

• Anzeige von anwesenden und abwesenden Teilnehmern
• Rauswurf eines Teilnehmers während der Konferenz
• OnlylistenTeilnehmer

ermöglicht dem Konferenzinitiator das komfortable Arbeiten in Konferenzen. Eingeladene Teilnehmer erhalten eine eigene PIN, die nur für die aktuelle Konferenz gültig ist und werden über diese PIN identifiziert, bevor sie den Raum betreten.
 
In dem Outlook-Plugin und im Outlook-Kalender sind die bereits gebuchten Konferenzen erkennbar, somit können keine Doppelbuchungen vorgenommen werden. Zur gebuchten Konferenz können interne und externe Teilnehmer mittels einer E-Mail eingeladen werden. Die Teilnehmer erhalten direkt aus dem System eine Einladungs-E-Mail, mit allen wichtigen Angaben, wie Beschreibung, Datum, Uhrzeit und Teilnehmer sowie zu jeder Änderung dieser Konferenz.

Ein Benutzer sieht im Konferenzkalender alle gebuchten Konferenzen für die Konferenzräume, mit dem Namen des Benutzers der diese gebucht hat (ggf. zur Kontaktaufnahme) und die geplante Dauer der Konferenz. Nur bei eigenen Konferenzen und als eingeladener Konferenzteilnehmer kann man alle Details sehen. Die eingetragenen Konferenzen (eigene sowie fremde) werden entsprechend unterschiedlich, farblich angezeigt.

Wurde eine Konferenz gebucht, erhalten alle Teilnehmer automatisch eine E-Mail mit den wichtigen Daten, wie Betreff, Einwahlnummer, PIN, Beschreibung und ggf. dem Link zur Login-Seite. Der PIN wird durch das System generiert und gilt nur für die Dauer der Konferenz. Die PIN-Nummern werden teilnehmerspezifisch generiert. Eine Konferenz kann nur durch die Person die diese Konferenz gebucht hat oder durch den Administrator geändert oder gelöscht werden. Mit jeder Modifikation wird eine neue
E-Mail an alle Teilnehmer versandt. Die Daten können verändert werden, solange die Sitzung nicht beendet wurde.

Falls sich ein Teilnehmer vor dem Konferenzbeginn einwählt, so wird er in einer Warteschleife gehalten bis die Konferenz beginnt. Die Konferenzen werden nicht automatisch nach abgelaufener Zeit beendet.

Der Konferenzraummanager-Monitor zeigt alle Teilnehmer der Konferenz sowie deren Status, d. h. alle Teilnehmer sehen welcher Teilnehmer aktiv an der Konferenz teilnimmt und welcher nicht. Diese Daten werden laufend aktualisiert. Verlässt ein Teilnehmer die Konferenz, wird das entsprechend in der Liste aktualisiert.

Systemvoraussetzungen für den Einsatz des Konferenzraummanagers für UC4Office:

Server
Microsoft Windows 2003 Server
Microsoft Exchange 2003 Server
Microsoft.Net Framework 3.5
IIS / ASP.NET 2.0 / Microsoft AJAX Extension for ASP.Net 1.0
Microsoft SQL Server 2000, SQL Server 2005 oder SQL 2005 Express
Swyxware 7 oder neuer
 
Client
Browser, IE ab 6.0 oder Firefox ab 3.0
Microsoft Outlook